Koszty zastępstwa procesowego w 2025 roku (KZP 2025), koszty procesu w 2025 roku oraz koszty sądowe w 2025 roku

Czym są koszty zastępstwa procesowego?

Koszty zastępstwa procesowego (dalej: „KZP”) to kwota, która zasądzana jest najczęściej na rzecz wygrywającego sprawę, celem pokrycia jego kosztów związanych z reprezentowaniem jego interesu w postępowaniu sądowym przez profesjonalnego pełnomocnika (m.in. adwokata czy też radcy prawnego), a dokładniej rzecz ujmując, za podejmowanie stosownych czynności w postępowaniu celem ochrony interesów Klienta.

Ich wysokość jest uzależniona od rodzaju sprawy, czy też stopnia jej skomplikowania. Zasądzane są one w przypadku wygrania sprawy, chyba że sąd stwierdzi, że okoliczności sprawy oraz zasady współżycia społecznego uzasadniają niezasądzenie kosztów od strony przegrywającej postępowanie sądowe. Jeżeli sprawa prowadzona jest przez pełnomocnika z wyboru, Sąd co do zasady zasądza tym tytułem odpowiednią sumę od przeciwnika procesowego. W przypadku prowadzenia sprawy z urzędu, kwota w tym zakresie wypłacana jest najczęściej ze Skarbu Państwa. Koszty zastępstwa procesowego mogą zostać zasądzone w wysokości wynikającej wprost m.in. ze stosownych rozporządzeń albo też zgodnie ze spisem kosztów załączonym do akt sprawy.

UWAGA: Fakt, iż pełnomocnik pozwanego nie stawił się na żadnej z wyznaczonych rozpraw, nie usprawiedliwia odstąpienia od obowiązku poniesienia kosztów procesu przez stronę przegrywającą postępowanie. Taktyka procesowa pełnomocnika pozwanego pomimo tego, że ograniczyła się do napisania odpowiedzi na pozew i pisma procesowego, była skuteczna. Judykatura nie uzależnia przyznania kosztów zastępstwa procesowego od stawiennictwa pełnomocnika na rozprawach (tak: wyrok Sądu Apelacyjnego w Łodzi – I Wydział Cywilny z dnia 31 stycznia 2024 r., sygn. akt: I AGa 300/23).

Minimalną wysokość kosztów należnych adwokatowi reguluje rozporządzenie Ministra Sprawiedliwości z dnia 22 października 2015 r. w sprawie opłat za czynności adwokackie. Minimalną wysokość kosztów należnych radcy prawnemu reguluje rozporządzenie Ministra Sprawiedliwości z dnia 22 października 2015 r. w sprawie opłat za czynności radców prawnych.

Jak już powyżej zostało wskazane, wysokość KZP uzależniona jest między innymi od rodzaju sprawy. Przedmiotowe należności inaczej kształtować się będą w przypadku sprawy cywilnej o zapłatę w postępowaniu zwykłym, inaczej w postępowaniu upominawczym, a jeszcze inaczej w sprawie o ochronę dóbr osobistych.

Tytułem przykładu, w sprawach cywilnych o zapłatę w postępowaniu zwykłym, stawki minimalne w zależności od wartości przedmiotu sporu (dalej: „WPS”) kształtują się w 2025 roku następująco (KZP 2025):

1) WPS do 500 zł – 90 zł;

2) WPS powyżej 500 zł do 1500 zł – 270 zł;

3) WPS powyżej 1500 zł do 5000 zł – 900 zł;

4) WPS powyżej 5000 zł do 10 000 zł – 1800 zł;

5) WPS powyżej 10 000 zł do 50 000 zł – 3600 zł;

6) WPS powyżej 50 000 zł do 200 000 zł – 5400 zł;

7) WPS powyżej 200 000 zł do 2 000 000 zł – 10 800 zł;

8) WPS powyżej 2 000 000 zł do 5 000 000 zł – 15 000 zł;

9) WPS powyżej 5 000 000 zł – 25 000 zł.

Dla spraw nakazowych KZP w 2025 roku wyglądają natomiast następująco:

1. WPS do 500 zł – 60 zł;
2. WPS powyżej 500 zł do 1500 zł – 180 zł;
3. WPS powyżej 1500 zł do 5000 zł – 600 zł;
4. WPS powyżej 5000 zł do 10 000 zł – 1200 zł;
5. WPS powyżej 10 000 zł do 50 000 zł – 2400 zł;
6. WPS powyżej 50 000 zł do 200 000 zł – 3600 zł;
7. WPS powyżej 200 000 zł – 7200 zł.

UWAGA: Co do zasady opłaty stanowiące podstawę zasądzania KZP i kosztów adwokackich ustala się z uwzględnieniem stawek minimalnych. Niemniej mogą być one zasądzone
w zdecydowanie wyższej kwocie (nieprzekraczającej jednak sześciokrotności stawki minimalnej, ani też wartości przedmiotu sprawy), co wynika z brzmienia § 15 ust. 3 ww. rozporządzenia, zgodnie z którym:

Opłatę ustala się w wysokości przewyższającej stawkę minimalną, która nie może przekroczyć sześciokrotności tej stawki ani wartości przedmiotu sprawy, jeśli uzasadnia to:

1) niezbędny nakład pracy adwokata, w szczególności poświęcony czas na przygotowanie się do prowadzenia sprawy, liczba stawiennictw w sądzie, w tym na rozprawach i posiedzeniach, czynności podjęte w sprawie, w tym czynności podjęte w celu polubownego rozwiązania sporu, również przed wniesieniem pozwu;

2) wartość przedmiotu sprawy;

3) wkład pracy adwokata w przyczynienie się do wyjaśnienia okoliczności faktycznych istotnych dla rozstrzygnięcia sprawy, jak również do wyjaśnienia i rozstrzygnięcia istotnych zagadnień prawnych budzących wątpliwości w orzecznictwie i doktrynie;

4) rodzaj i zawiłość sprawy, w szczególności tryb i czas prowadzenia sprawy, obszerność zgromadzonego w sprawie materiału dowodowego, w szczególności dopuszczenie
i przeprowadzenie dowodu z opinii biegłego lub biegłych sądowych, dowodu z zeznań świadków, dowodu z dokumentów, o znacznym stopniu skomplikowania i obszerności.

UWAGA: Co do zasady, KZP powstałe przed wszczęciem postępowania nie mieszczą się w kosztach procesu w myśl art. 98 § 1 k.p.c.

Na 2025 rok przewidziano w KZP poniższe zmiany. 

Z dniem 31 grudnia 2024 r. weszły w życie cztery rozporządzenia modyfikujące między innymi stawki minimalne opłat za czynności adwokatów oraz radców prawnych.
W związku z powyższym, stawki obowiązujące w 2025 będą wyższe od tych w poprzednich latach, między innymi w następujących sprawach:

• w sprawach z zakresu prawa rodzinnego i opiekuńczego o alimenty, nakazanie wypłacenia wynagrodzenia za pracę do rąk drugiego małżonka – stawka minimalna aktualnie obowiązująca wynosi 240 zł (poprzednio: 120 zł);
• w sprawach o stwierdzenie nabycia spadku – stawka minimalna aktualnie obowiązująca wynosi 240 zł (poprzednio: 120 zł);
• w sprawach o opróżnienie lokalu mieszkalnego – stawka minimalna aktualnie obowiązująca wynosi 480 zł (poprzednio: 240 zł);
• w sprawach o nawiązanie umowy o pracę, uznanie wypowiedzenia umowy o pracę za bezskuteczne, przywrócenie do pracy lub ustalenie sposobu ustania stosunku pracy – stawka minimalna aktualnie obowiązująca wynosi 360 zł (poprzednio: 180 zł);
• w sprawach o ustalenie wypadku przy pracy, jeżeli nie jest połączone z dochodzeniem odszkodowania lub renty – stawka minimalna aktualnie obowiązująca wynosi 480 (poprzednio: 240 zł);
• w sprawach o świadczenia pieniężne z ubezpieczenia społecznego i zaopatrzenia emerytalnego oraz w sprawach dotyczących podlegania ubezpieczeniom społecznym – stawka minimalna aktualnie obowiązująca wynosi 360 zł (poprzednio: 180 zł).

Zmiany dotyczące kosztów zastępstwa procesowego na 2025 rok (KZP 2025) niestety nie objęły stawek widełkowych odnoszących się do postępowania zwykłego oraz nakazowego.

Czym są koszty procesu i co wchodzi w ich skład?

O kosztach procesu stanowi art. 98 k.p.c., w myśl którego przez koszty procesu należy rozumieć koszty niezbędne do celowego dochodzenia praw i celowej obrony. Określenia „niezbędne” oraz „celowy” nie są tutaj przypadkowe, bowiem (…) żądanie zwrotu poniesionych kosztów procesu podlega ocenie w oparciu o kryterium celowości podejmowania przez stronę czynności procesowej (vide: postanowienie Sądu Najwyższego – Izba Cywilna z dnia 24 marca 2011 r., I CZ 109/10). Jest to istotna kwestia, ponieważ nie każdy koszt (wbrew pozorom) poniesiony w toku sprawy będzie podlegał zwrotowi.

Ocena sądu, czy koszty procesu są niezbędne i celowe do dochodzenia praw i obrony obejmuje dwa etapy. W pierwszej kolejności kontroli podlega celowość podjętej czynności na płaszczyźnie obiektywnej. Jeżeli czynność, z której podjęciem wiązały się koszty nie była obiektywnie wymagana do realizacji praw strony, to koszty te nie mogą być uznane za celowe i niezbędne, a zatem nie podlegają rozliczeniu w ramach kosztów procesu (zob. wyr. SA w Katowicach z 21.1.2016 r., V ACa 449/15, Legalis). Następnie sąd ustala poziom koniecznych kosztów związanych z podjęciem obiektywnie celowej czynności. Oceny tej dokonuje się uwzględniając stan rzeczy z chwili podjęcia ocenianej czynności przy uwzględnieniu konkretnych okoliczności sprawy (zob. A.W. Bartz, Czy strona może żądać, s. 301, według którego gdy strona zgodziła się na przeprowadzenie dowodu powodującego wyższe koszty, nie może później zarzucać, że dowód mógł być przeprowadzony w sposób tańszy i w razie przegrania sporu nie może się uchylić od obowiązku zwrotu wyższych kosztów stronie, która je poniosła) (tak: Art. 98 KPC red. nacz. Rylski/red. cz. III Olaś 2024, wyd. 3/P. Feliga Kodeks postępowania cywilnego. Komentarz 2024, wyd. 3).

Na koszty procesu składają się:

1. koszty sądowe;
2. koszty poniesione przez stronę, która działa w sprawie osobiście lub przez nieprofesjonalnego pełnomocnika, tj. pełnomocnika niebędącego adwokatem, radcą prawnym lub rzecznikiem patentowym;
3. koszty poniesione przez stronę, która działa w sprawie przez profesjonalnego pełnomocnika.

Należy pamiętać, iż od kwoty zasądzonej tytułem zwrotu kosztów procesu należą się odsetki, w myśl art. 98 § 1¹ k.p.c.

Czym są koszty sądowe? 

Koszty sądowe to koszty, które strona bądź strony postępowania są zobowiązane ponieść po to, by sąd bądź inny podmiot podjął w sprawie określone działania. Do kosztów tych zalicza się przede wszystkim: opłaty sądowe (np. opłata od pozwu), opłaty kancelaryjne (np. opłata od pełnomocnictwa) oraz wszelkie wydatki regulowane także przez przepisy szczególne (np. zaliczka na przeprowadzenie czynności przez biegłego).

W przypadku wygrania sprawy podlegają one zwrotowi na rzecz strony wygrywającej, jeżeli to ona je pokryła. Jeżeli wygrywającą jest strona przeciwna (pozwana), nie będzie musiała ona zwracać przedmiotowych kosztów stronie inicjującej postępowanie.

Przykład: Adwokat Jan Kowalski działający w imieniu swojego klienta Jerzego Igrekowskiego, złożył do sądu pozew o zapłatę w postępowaniu upominawczym kwoty 2.000,00 zł wraz z odsetkami ustawowymi za opóźnienie od dnia 03 stycznia 2025 r. do dnia zapłaty, żądając, aby kwota ta była zasądzona na rzecz jego Mocodawcy od Zbigniewa Iksińskiego.

Sąd wydając nakaz zapłaty w postępowaniu upominawczym winien zasądzić od Zbigniewa Iksińskiego na rzecz Jerzego Igrekowskiego następujące kwoty:

1. kwotę 2.000,00 zł wraz z odsetkami ustawowymi za opóźnienie od dnia 03 stycznia 2025 r. do dnia zapłaty;
2. kwotę 200,00 zł tytułem zwrotu opłaty od pozwu;
3. kwotę 17,00 zł tytułem zwrotu opłaty skarbowej od pełnomocnictwa;
4. kwotę 600,00 zł tytułem zwrotu kosztów zastępstwa procesowego przez profesjonalnego pełnomocnika.

Skąd wynikają powyższe należności? 

Kwota z pkt a) wynika wprost z żądania sformułowanego w pozwie, które najprawdopodobniej wynika z jakiegoś innego dokumentu, np. faktury VAT.

Kwota z pkt b) wynika z art. 13 ust. 1 pkt 3 ustawy z dnia 28 lipca 2005 r. o kosztach sądowych w sprawach cywilnych. Dla jasności przywołamy w tym miejscu treść całego przepisu:

Art. 13 [Opłata stosunkowa]

1. W sprawach o prawa majątkowe pobiera się od pisma opłatę stałą ustaloną według wartości przedmiotu sporu lub wartości przedmiotu zaskarżenia wynoszącej:

1) do 500 złotych – w kwocie 30 złotych;

2) ponad 500 złotych do 1500 złotych – w kwocie 100 złotych;

3) ponad 1500 złotych do 4000 złotych – w kwocie 200 złotych;

4) ponad 4000 złotych do 7500 złotych – w kwocie 400 złotych;

5) ponad 7500 złotych do 10 000 złotych – w kwocie 500 złotych;

6) ponad 10 000 złotych do 15 000 złotych – w kwocie 750 złotych;

7) ponad 15 000 złotych do 20 000 złotych – w kwocie 1000 złotych.

2. W sprawach o prawa majątkowe przy wartości przedmiotu sporu lub wartości przedmiotu zaskarżenia ponad 20 000 złotych pobiera się od pisma opłatę stosunkową wynoszącą 5% tej wartości, nie więcej jednak niż 200 000 złotych.

Kwota z pkt c) wynika z załącznika do ustawy z dnia 16 listopada 2006 r. o opłacie skarbowej.

Kwota z pkt d) wynika z § 3 ust. 1 pkt 3 rozporządzenia Ministra Sprawiedliwości w sprawie opłat za czynności adwokackie z dnia 22 października 2015 r. Także dla jasności w tym przypadku, przytoczymy treść całego § 3:

§ 3

1. W sprawach rozpoznawanych w postępowaniu upominawczym, elektronicznym postępowaniu upominawczym, postępowaniu nakazowym oraz europejskim postępowaniu nakazowym stawki minimalne wynoszą przy wartości przedmiotu sprawy:

1) do 500 zł – 60 zł;

2) powyżej 500 zł do 1500 zł – 180 zł;

3) powyżej 1500 zł do 5000 zł – 600 zł;

4) powyżej 5000 zł do 10 000 zł – 1200 zł;

5) powyżej 10 000 zł do 50 000 zł – 2400 zł;

6) powyżej 50 000 zł do 200 000 zł – 3600 zł;

7) powyżej 200 000 zł – 7200 zł.

2. W przypadku skutecznego wniesienia sprzeciwu lub zarzutów opłatę ustala się na zasadach ogólnych.

O zasadach jakimi Sąd kieruje się przy orzekaniu o kosztach procesu, pisaliśmy natomiast w artykule nt. koszty procesu i sądowe, do zapoznania się z którym serdecznie Państwa zapraszamy!

Przeczytaj również:

Czym są alimenty na dziecko?

Ile trwa sprawa spadkowa w sądzie?

Koszty zastępstwa procesowego w 2024 roku