Zwłoka a opóźnienie – czym się różnią?

Pojęcie zwłoki i opóźnienia choć różnią się, nierzadko stosowane bywają przez Klientów zamiennie. Nie jest to jednak działanie prawidłowe, albowiem odmienności są niebagatelne oraz rodzą istotne skutki w procesie dochodzenia roszczenia.

Zwłoka a opóźnienie – czym się różnią i jakie mają konsekwencje prawne?

Różnica pomiędzy tymi dwoma pojęciami wynika poniekąd z przepisu art. 476 k.c., który skorelowany jest z kolei z art. 471 k.c., stanowiącym o odpowiedzialności odszkodowawczej dłużnika. Oba te przepisy notabene mają bardzo zbliżoną konstrukcję. Przepis art. 476 k.c. stanowi, że dłużnik dopuszcza się zwłoki, gdy nie spełnia świadczenia w terminie, a jeżeli termin nie jest oznaczony, gdy nie spełnia świadczenia niezwłocznie po wezwaniu przez wierzyciela. Nie dotyczy to wypadku, gdy opóźnienie w spełnieniu świadczenia jest następstwem okoliczności, za które dłużnik odpowiedzialności nie ponosi.

ZWŁOKA

W świetle powyższego przez zwłokę (określaną także mianem opóźnienia kwalifikowanego) można uznać sytuację, w której dłużnik nie wykonuje zobowiązania w uzgodnionym terminie bądź niezwłocznie po wezwaniu go (gdy termin nie został ustalony przez strony), niemniej niewykonanie nastąpiło z przyczyn za które dłużnik ponosi odpowiedzialność. Innymi słowy zwłoką jest zawinione opóźnienie.

UWAGA: Zwłoka dłużnika nie musi być zawiniona stricte przez niego, może wynikać także z innych przyczyn za które będzie on ponosił odpowiedzialność. Dłużnik bowiem ponosi odpowiedzialność także za działania swoich wykonawców bądź też pomocników.

Na powyższe zwrócił uwagę również Sąd Najwyższy w jednym ze swoich orzeczeń, wskazując, iż Zwłoka dłużnika w rozumieniu art. 476 KC jest kwalifikowanym opóźnieniem w spełnieniu świadczenia i nie musi być przez niego zawiniona, może bowiem wynikać z winy jego pomocników czy wykonawców bądź z innych przyczyn, za które ponosi on odpowiedzialność (wyrok Sądu Najwyższego – Izba Cywilna z dnia 29 kwietnia 1980 r., II CR 47/80).

Reasumując, chcąc uniknąć konsekwencji wynikających ze zwłoki, dłużnik musi wykazać, że niespełnienie świadczenia wynika z przyczyn przez niego niezawinionych, w tym z przyczyn niezawinionych przez osoby za które ponosi on odpowiedzialność.

Konsekwencje zwłoki – odpowiedzialność odszkodowawcza dłużnika, w tym w szczególności:

1. możliwość żądania przez wierzyciela, niezależnie od wykonania zobowiązania, naprawienia szkody wynikłej ze zwłoki (art. 477 § 1 k.c.);
2. jeżeli wskutek zwłoki dłużnika świadczenie utraciło dla wierzyciela całkowicie lub w przeważającym stopniu znaczenie – wierzyciel może odmówić przyjęcia świadczenia oraz żądać od dłużnika naprawienia szkody wynikłej z niewykonania zobowiązania (art. 477 § 2 k.c.);
3. jeżeli przedmiotem świadczenia jest określona ilość rzeczy oznaczonych tylko co do gatunku – wierzycielowi przysługuje uprawnienie do nabycia na koszt dłużnika takiej samej ilości rzeczy tego samego gatunku albo żądanie od dłużnika zapłaty ich wartości, zachowując w obu wypadkach roszczenie o naprawienie szkody wynikłej ze zwłoki (art. 479 k.c.), a więc tzw. wykonanie zastępcze;
4. jeżeli zwłoka dłużnika dotyczy wykonania zobowiązania czynienia – wierzyciel może żądać upoważnienia przez sąd do wykonania czynności na koszt dłużnika, zachowując roszczenie o naprawienie szkody (art. 480 § 1 k.c.), a więc tzw. wykonanie zastępcze;
5. odpowiedzialność dłużnika za przypadek mieszany (art. 478 k.c.);
6. w przypadku umowy wzajemnej – jeżeli dłużnik dopuszcza się zwłoki w wykonaniu zobowiązania, wierzyciel może wyznaczyć mu odpowiedni dodatkowy termin do wykonania z zagrożeniem, iż w razie bezskutecznego upływu wyznaczonego terminu będzie uprawniony do odstąpienia od umowy. Może również bądź bez wyznaczenia terminu dodatkowego, bądź też po jego bezskutecznym upływie żądać wykonania zobowiązania i naprawienia szkody wynikłej ze zwłoki (art. 491 § 1 k.c.);
7. żądanie zapłaty odsetek za czas zwłoki (co do zobowiązania pieniężnego), a ponadto naprawienia szkody na zasadach ogólnych (art. 481 § 3 k.c.).

Inne konsekwencje mogą zostać uregulowane dodatkowo umownie przez strony.

OPÓŹNIENIE

Przez opóźnienie (zwane także opóźnieniem prostym) należy zaś rozumieć sytuację, w której dłużnik nie wykonuje zobowiązania w ustalonym przez strony terminie, tudzież niezwłocznie po wezwaniu go (jeżeli termin ten nie został uzgodniony uprzednio przez strony), niemniej niewykonanie następuje z przyczyn za które dłużnik odpowiedzialności nie ponosi.

Konsekwencje opóźnienia – brak odpowiedzialności odszkodowawczej dłużnika, niemniej:

1. jeżeli dłużnik opóźnia się ze spełnieniem świadczenia pieniężnego – wierzyciel może żądać zapłaty odsetek za opóźnienie, chociażby nie poniósł on żadnej szkody i chociażby opóźnienie było następstwem okoliczności, za które dłużnik odpowiedzialności nie ponosi (art. 481 § 1 k.c.);
2. wierzyciel może potrącić swoją wierzytelność wzajemną pod warunkiem spełnienia ustawowych przesłanek (art. 498 § 1 k.c.);
3. wierzyciel może żądać od poręczyciela wykonania zobowiązania;
4. wierzyciel może żądać spełnienia świadczenia zgodnie z treścią zobowiązania;
5. wierzyciel może wstrzymać się ze spełnieniem świadczenia wzajemnego (art. 488 § 2 k.c.);
6. w razie opóźnienia dłużnika (sprzedawcy) – wierzyciel (kupujący) może wyznaczyć dłużnikowi dodatkowy termin do wydania rzeczy, a po jego bezskutecznym upływie może od umowy odstąpić (art. 543¹ § 2 k.c.). W tym przypadku należy stosować także art. 492, art. 492¹ i art. 494 k.c.

Reasumując, dla rozróżnienia pojęcia zwłoki i opóźnienia, główne i podstawowe znaczenie ma więc ustalenie przyczyny, która spowodowała niewykonanie zobowiązania w terminie, albowiem od tego uzależnione będą konsekwencje do poniesienia których zostanie zobligowany dłużnik, w tym jego ewentualna odpowiedzialność odszkodowawcza.

Zwłoka a opóźnienie – jak różnice wpływają na naliczanie kar umownych?

W myśl art. 483 § 1 k.c.  można zastrzec w umowie, że naprawienie szkody wynikłej z niewykonania lub nienależytego wykonania zobowiązania niepieniężnego nastąpi przez zapłatę określonej sumy (kara umowna). Dłużnik nie może bez zgody wierzyciela zwolnić się z zobowiązania przez zapłatę kary umownej.

W doktrynie i judykaturze budzi wątpliwość prawidłowość zastrzegania kar umownych „za opóźnienie”, bez dalszego doprecyzowania takiego postanowienia. Zastrzeganie kary umownej za zwłokę pozostaje oczywiście spójne. Kara umowna zastrzeżona stricte „za opóźnienie” (jako opóźnienie proste), uznawana jest bowiem za sprzeczną z art. 471 k.c. oraz art. 476 k.c. w zw. z art. 483 § 1 k.c., a także z art. 473 § 1 k.c. Tym samym akcentuje się, iż strony w umowie mogą zastrzec karę umowną za zwłokę (opóźnienie kwalifikowane), a ponadto za dodatkowe (wyraźnie wyspecyfikowane) okoliczności za które dłużnik nie ponosiłby odpowiedzialności na gruncie ustawy, jako tzw. zastrzeżenie o charakterze gwarancyjnym. Zapis mówiący wyłącznie o „karze umownej za opóźnienie” może budzić wątpliwości interpretacyjne, stąd też warto na tę kwestię zwracać szczególną uwagę. Jeżeli strony posługują się w umowie wyłącznie pojęciem „kary umownej za opóźnienie”, winno zostać uznane, że zależało im de facto na zastrzeżeniu kary umownej za zwłokę.

Od ustawowej kary umownej odróżnić należy dopuszczalne zastrzeżenie o charakterze gwarancyjnym, nakładające obowiązek zapłaty określonej kwoty pieniężnej w razie niewykonania (niewłaściwego wykonania) zobowiązania wskutek okoliczności, za które dłużnik nie ponosi odpowiedzialności, do którego nie stosuje się przepisów o karze umownej. Taki charakter będzie miało postanowienie umowne w brzmieniu “za uchybienie terminu”, “bez względu na przyczynę niewykonanie lub niewłaściwe wykonanie zobowiązania”. Kara umowna może więc być zastrzeżona w kontrakcie zarówno za zwłokę jak i jako zabezpieczenie gwarancyjne za tzw. opóźnienie proste, polegające na niespełnieniu świadczenia w oznaczonym terminie, a w wypadku nieoznaczenia – po wezwaniu dłużnika przez wierzyciela do wykonania. W tym drugim wypadku (za opóźnienie) chroniony jest szczególny interes wierzyciela polegający na terminowym wykonaniu zobowiązania, istotny zwłaszcza w tzw. zobowiązaniach terminowych. (tak: wyrok Sądu Apelacyjnego w Warszawie – I Wydział Cywilny z dnia 15 kwietnia 2014 r., I ACa 1435/13).

Warto w tym miejscu przywołać także wyrok Sąd Apelacyjnego w Poznaniu I Wydział Cywilny z dnia 6 lipca 2018 r., sygn. akt: I Aga 108/18, z którego wynika, że Nałożenie kary umownej zależne jest od możliwości przypisania dłużnikowi winy za nieterminowe wykonanie zobowiązania. Odpowiedzialność dłużnika z tytułu kary umownej za niewykonanie lub nienależyte wykonanie zobowiązania jest uwarunkowana przesłankami odpowiedzialności kontraktowej przewidzianej w art. 471 KC (poza poniesieniem szkody). Kara umowna stanowi formę odszkodowania umownego i przysługuje wierzycielowi jedynie wtedy, gdy niewykonanie lub nienależyte wykonanie umowy jest następstwem okoliczności za które dłużnik ponosi odpowiedzialność. Zakres odpowiedzialności z tytułu kary umownej pokrywa się z zakresem ogólnej odpowiedzialności kontraktowej dłużnika, który zwolniony jest od obowiązku zapłaty kary gdy wykaże, że niewykonanie lub nienależyte wykonanie zobowiązania było następstwem okoliczności, za które nie ponosi odpowiedzialności. Strony mogą wprawdzie w umowie – zgodnie z art. 473 § 1 KC – rozszerzyć odpowiedzialność dłużnika z przyczyn od niego niezależnych, jednakże wtedy muszą to w umowie wyraźnie określić. Nie ma bowiem podstaw do dorozumienia rozszerzonej odpowiedzialności dłużnika.

Co korzystniejsze w umowie – zwłoka czy opóźnienie?

Odpowiedź brzmi: to zależy. W szczególności od tego, czy mamy na celu zabezpieczenie dłużnika (osobę zobowiązaną do świadczenia), czy też wierzyciela (osobę na rzecz której świadczenie ma zostać wykonane).

Z całą pewnością jeżeli działamy na rzecz dłużnika, dla niego korzystniejszą opcją będzie zastrzeżenie kary umownej za zwłokę. Jakkolwiek z art. 476 k.c. wynika domniemanie, iż w przypadku niedotrzymania terminu dłużnik pozostaje w zwłoce (a więc wierzyciel nie musi udowadniać, że niewykonanie lub nienależyte wykonanie zobowiązania nastąpiło z przyczyn leżących po stronie dłużnika), tak dłużnik może uwolnić się od odpowiedzialności w przypadku wykazania, że niewykonanie lub nienależyte wykonanie umowy jest następstwem okoliczności za które dłużnik nie ponosi odpowiedzialności, a więc, że mamy do czynienia z opóźnieniem prostym.

W przypadku wierzyciela korzystniejszym zdaje się stosowanie zastrzeżenia o charakterze gwarancyjnym. Wówczas wystarczającym pozostaje wykazanie przez niego, iż zaistniała jedna z umownych okoliczności uprawniających go do naliczenia kary umownej. Jak już zostało wspomniane uprzednio, w tym przypadku nie ma znaczenia, czy za te okoliczności dłużnik ponosi odpowiedzialność. Świadczenie to nie podlega także miarkowaniu, w przeciwieństwie do kary umownej. Zamieszczenie w umowie zastrzeżenia o charakterze gwarancyjnym, nakładającego obowiązek zapłaty określonej kwoty pieniężnej w razie niewykonania (niewłaściwego wykonania) zobowiązania wskutek okoliczności, za które dłużnik nie ponosi odpowiedzialności, do którego nie stosuje się przepisów o karze umownej jest dopuszczalne (tak Sąd Najwyższy w wyroku z dnia 16 stycznia 2013 r., II CSK 331/12, baza). Z uwagi na to, że – z założenia – jest to inny rodzaj zastrzeżenia umownego niż kodeksowa kara umowna – nie ma podstaw do odpowiedniego stosowania art. 484 KC (postanowienie Sądu Najwyższego – Izba Cywilna z dnia 19 grudnia 2020 r., V CSK 295/20).

Zwłoka a opóźnienie – jak świadomie określić odpowiedzialność stron w umowie?

Przede wszystkim należy w pierwszej kolejności zastanowić się którą ze stron chcemy zabezpieczyć i uświadomić sobie różnice pomiędzy opóźnieniem prostym, a opóźnieniem kwalifikowanym (zwłoką), w tym rozbieżności co do skutków ich zaistnienia.

Warto także pamiętać, iż kara umowna musi być wyraźnie zastrzeżona w umowie, najlepiej w określonej wysokości. Możliwe jest także wskazanie wyłącznie sposobu jej wyliczenia bądź procentowe określenie jej wysokości. Niemniej zapis winien być na tyle klarowny, by nie budził jakichkolwiek wątpliwości co do sposobu i podstaw jej wyliczenia.

W przypadku wprowadzania do umowy zastrzeżenia gwarancyjnego, należy pamiętać również o konieczności wyspecyfikowania konkretnych okoliczności. Za niewystarczający w tym przypadku uznać należy zapis zastrzegający karę umowną „za opóźnienie”.

Świadome i precyzyjne określenie odpowiedzialności stron w umowie nie jest prostym zadaniem. Stąd też warto rozważyć pomoc profesjonalisty, który zważając na posiadaną wiedzę i doświadczenie, z całą pewnością pomoże Państwu zabezpieczyć interes danej strony, tudzież ich obu.

Kary umowne za zwłokę i opóźnienie – kiedy i jak można je egzekwować?

Jeżeli w umowie na mocy art. 473 § 1 k.c. strony w ramach swobody kontraktowej rozszerzą odpowiedzialność dłużnika z przyczyn od niego niezależnych, wierzyciel będzie miał możliwość naliczenia kary umownej. Niemniej wówczas wystarczającym będzie pozostawało wykazanie zaistnienia danej umownej okoliczności. Nie będzie miało przy tym znaczenia, czy niewykonanie było spowodowane okolicznościami za które dłużnik ponosi odpowiedzialność.

Jeśli natomiast strony zastrzegły karę umowną w przypadku zaistnienia zwłoki po stronie dłużnika, sytuacja wierzyciela będzie nieco mniej stabilna. W tej sytuacji dłużnik może bronić się tym, że opóźnienie nie było przez niego zawinione, a więc doszło do zaistnienia opóźnienia prostego, uwalniając się od odpowiedzialności.

W przypadku zaistnienia podstaw do żądania zapłaty kary umownej, wierzyciel winien wezwać dłużnika (najlepiej w formie pisemnej bądź dokumentowej) do jej zapłaty wskazując podstawę swojego roszczenia, wysokość kary (bądź dokładny sposób jej wyliczenia), termin i sposób jej uregulowania (np. w terminie 7 dni w formie przelewu na rachunek bankowy o numerze XYZ). Oczywiście kwestie te mogą być już uregulowane przez strony uprzednio w umowie – wówczas należy respektować wskazany tam sposób i poszczególne zastrzeżone w kontrakcie kroki.

Jeżeli dłużnik będzie pozostawał bierny, zaś wezwanie bezskuteczne, po upływie zakreślonego terminu kolejnym krokiem pozostaje skierowanie sprawy na drogę postępowania sądowego,
a wiec sporządzenie pozwu o zapłatę. Warto wówczas zwrócić uwagę, czy strony nie zastrzegły umownej właściwości sądu.

Przeczytaj również:

Jak napisać apelację cywilną?

Ile kosztuje rozwód w 2025 roku?

Co zwalnia z płacenia alimentów?