Czym jest umowa o zachowaniu poufności (NDA) ?

Omawiając przedmiotową kwestię, warto sięgnąć do przepisu art. 11 ustawy z dnia 16 kwietnia 1993 r. o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji, regulującego tajemnicę przedsiębiorstwa.
W myśl ust. 1 ww. przepisu, czynem nieuczciwej konkurencji jest ujawnienie, wykorzystanie lub pozyskanie cudzych informacji stanowiących tajemnicę przedsiębiorstwa. Przez tajemnicę przedsiębiorstwa rozumie się zaś informacje techniczne, technologiczne, organizacyjne przedsiębiorstwa lub inne informacje posiadające wartość gospodarczą, które jako całość lub w szczególnym zestawieniu i zbiorze ich elementów nie są powszechnie znane osobom zwykle zajmującym się tym rodzajem informacji albo nie są łatwo dostępne dla takich osób, o ile uprawniony do korzystania z informacji lub rozporządzania nimi podjął, przy zachowaniu należytej staranności, działania w celu utrzymania ich w poufności (art. 11 ust. 2 ww. ustawy).

Przez NDA (ang. non-disclosure agreement; umowa o zachowaniu poufności) należy więc rozumieć kontrakt mający na celu zachowanie w tajemnicy wszelkich infomacji wrażliwych, poufnych, istotnych dla danej osoby z gospodarczego punktu widzenia, której wolą jest ich nieujawnianie, nieprzekazywanie, nierozpowszechnianie, niewykorzystywanie, czy też nieudostępnianine z uwagi na ich znaczny walor m.in. handlowy, ekonomiczny, w tym określenie zasad i zakresu rozporządzania nimi wraz ze wskazaniem jakie informacje podlegają ochronie.

 W obecnych czasach jest to umowa dobrze znana w obrocie gospodarczym, czy też w stosunkach pracowniczych, którą bez wątpienia warto zawierać pomimo ochrony wynikającej z obowiązujacego porządku prawnego. Przede wszystkim należy mieć na uwadze, iż zakres ochrony wynikający z ustawy można, a niejednokrotnie trzeba doprecyzować oraz rozszerzyć w stosunku obligacyjnym, tak by kwestia ta nie budziła jakichkolwiek wątpliwości, czy też rozbieżności interpretacyjnych. Ponadto, strony umowy mogą wskazać konkretne konsekwencje naruszenia jej postanowień, np. poprzez zastrzeżenie kary umownej, o czym szerzej poniżej.

Kto powinien podpisać umowę NDA i jak można ją zawrzeć ?

Umowę NDA powinien podpisać każdy (najlepiej jeszcze przed rozpoczeciem negocjaji lub nawiązaniem współpracy z kontrahentem), kto nie chce ryzykować ujawnieniem informacji poufnych osobom trzecim, z uwagi na ich walor m.in. gospodarczy, handlowy, finansowy, a jednocześnie zabezpieczyć swoje interesy w przypadku naruszenia zakazu ich rozpowszechniania przez drugą stronę. 

Przesłanka wartości handlowej informacji powinna być interpretowana w taki sposób, że taka informacja musi posiadać pewną wartość ekonomiczną tzn. jej wykorzystanie przez innego przedsiębiorcę zaoszczędzi mu wydatków lub zwiększy zyski, a informacjom będącym przedmiotem wniosku nie można odmówić posiadania przymiotu wartości handlowej z uwagi na fakt, że poruszają one kwestie, których ujawnienie mogłoby przełożyć się na zaoszczędzenie wydatków lub zwiększenie zysków podmiotu, któremu zostałyby ujawnione (vide: wyrok Naczelnego Sądu Administracyjnego z dnia 21 września 2021 r., sygn. akt: III OSK 596/21).

Należy jednocześnie pamiętać, że nie każda informacja może stanowić informację poufną. W szczególności za informację poufną nie można przyjąć danych widniejących w KRS lub innych powszechnych rejstracjach i ewidencjach, w tym informacji znanych powszechnie. Informacjami poufnymi będą zaś m.in. informacje technologiczne, handlowe (np. marże handlowe), baza klientów, know – how, planowane przedsięwzięcia biznesowe, plany marketingowe, informacje dotyczące zasad współpracy z kontrahentami.

Umowa może być zawarta pomiędzy dwiema osobami lub ich większą ilością, w następującej formie:

• pisemnej (warto zastrzec rygor nieważności);
• elektronicznej (przy użyciu podpisu kwalifikowanego);
• dokumentowej (np. za pośrednictwem platformy Autenti).

Co powinna zawierać umowa NDA ?

Umowa NDA winna być sformułowana zgodnie z obowiązującą zasadą swobody umów, albowiem jej ramy nie zostały wyodrębnione wprost w przepisach. Umowa ta powinna zawierać w szczególności:

• dokładne określenie stron, w tym datę i miejsce zawarcia umowy;
• sprecyzowanie co należy rozumieć pod pojęciem informacji poufnych;
• cel / przyczynę gospodarczą ujawnienia informacji poufnych;
• określenie jakie postępowanie lub zachowanie stanowi naruszenie umowy, a jakie nie stanowi;
• zobowiązanie osoby uzyskującej informacje poufne do wykorzystania ich wyłącznie
  w celu i w zakresie określonym w umowie (przekazanie informacji musi mieć bowiem bezpośredni związek ze współpracą stron oraz może nastąpić wyłącznie konkretnym osobom);
• czas trwania umowy;
• określenie jakie środki bezpieczeństwa strony winny podjąć, celem ochrony informacji poufnych;
• określenie sposobu postępowania z informacjami poufnymi po rozwiązaniu umowy NDA;
• określenie konsekwencji oraz odpowiedzialności za naruszenie obowiązku zachowania informacji poufnej w tajemnicy.

Warto w tym miejscu przytoczyć stanowisko Sądu Najwyższego – Izba Pracy i Ubezpieczeń Społecznych wyrażone w postanowieniu z dnia 9 listopada 2022 r., sygn. akt: I PSK 4/22, zgodnie z którym: aby dana informacja podlegała ochronie na podstawie art. 11 tej ustawy jako tajemnica przedsiębiorstwa, musi spełniać dwie przesłanki: formalną i materialną. Pierwsza jest spełniona, gdy zostanie wykazane, że przedsiębiorca podjął działania w celu zachowania poufności tych informacji. Poufność danych musi być wyraźnie lub w sposób dorozumiany zamanifestowana przez samego przedsiębiorcę. To on powinien podjąć w stosunku do danych informacji niezbędne działania w celu zachowania ich poufności, ponieważ to na nim spoczywa, w razie sporu, ciężar wykazania, że określone dane stanowiły tajemnicę przedsiębiorcy. Ponadto musi zostać spełniona przesłanka materialna, to jest, aby określone informacje mogły zostać objęte tajemnicą przedsiębiorcy muszą ze swojej istoty dotyczyć kwestii, których ujawnienie obiektywnie mogłoby negatywnie wpłynąć na sytuację przedsiębiorcy (informacje o charakterze technicznym, technologicznym, organizacyjnym przedsiębiorstwa, informacje posiadające choćby minimalną wartość gospodarczą) z wyłączeniem informacji, których upublicznienie wynika z przepisów prawa (zob. wyrok Naczelnego Sądu Administracyjnego z 10 stycznia 2014 r., I OSK 2112/13, LEX nr 1456979). Ponadto, wiedza, doświadczenie i umiejętności zdobyte przez pracownika w czasie zatrudnienia nie korzystają z ustawowej ochrony na rzecz przedsiębiorstwa, chociaż – ze względu na zasadę swobody umów – należy dopuścić możliwość zawarcia przez pracodawcę i pracownika porozumienia, zawierającego klauzulę ograniczającą posługiwanie się tą wiedzą w celach konkurencyjnych po ustaniu zatrudnienia, w tym w ramach stosunku pracy na rzecz podmiotu prowadzącego taką samą działalność (zob. postanowienie Sądu Najwyższego z dnia 8 stycznia 2019 r., II CSK 736/18, LEX nr 2602681).

Czas trwania umowy NDA ?

Umowa o zachowaniu poufności może zostać zawarta na czas określony bądź nieokreślony. 

Warto pamiętać, że zobowiązanie do zachowania informacji w tajemnicy może obowiązywać zarówno w czasie trwania umowy głównej, jak i po zakończeniu między stronami współpracy, niemniej wówczas należy oszacować ten okres (np. poprzez wskazanie konkretnej ilości miesięcy, lat). Co do zasady, umowa NDA powinna obowiązywać tak długo, jak dana informacja ma dla strony udostępniającej walor gospodarczy bądź też dopóki nie stanie się ona informacją publiczną. 

Trzeba mieć jednocześnie na uwadze, że w przypadku zawarcia umowy NDA na czas nieokreślony, każda ze stron będzie uprawniona do jej wypowiedzenia w każdym czasie z zachowaniem terminów umownych, ustawowych lub zwyczajowych, a w razie braku takich terminów niezwłocznie po jej wypowiedzeniu (art. 365¹ k.c.), co może okazać się rozwiązaniem niekorzystnym w szczególności dla osoby ujawniającej informacje poufne.

Kary umowne w umowie o poufności ?

Jak już zostało wskazane w uprzedniej części niniejszego artykułu, w umowie NDA warto zawrzeć postanowienia regulujące odpowiedzialność strony za naruszenie obowiązku zachowania informacji poufnych w tajemnicy. Wśród najczęściej spotykanych form ochrony oraz zabezpieczenia interesów w tym zakresie, należy wskazać zastrzeganie kar umownych.

Brak zawarcia w umowie NDA postanowienia przewidującego obowiązek zapłaty kary umownej z tytułu naruszenia ww. obowiązku, skutkuje odpowiedzialnością odszkodowawczą na zasadach ogólnych wynikających z przepisów Kodeksu cywilnego, czy też ustawy o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji. Jednak jest to proces zdecydowanie trudniejszy w praktyce. Z czego to wynika ? W przypadku zastrzeżenia przez strony kary umownej, koniecznym jest wyłącznie wykazanie, iż doszło do naruszenia jednego lub kilku postanowień umowy przez kontrahenta. Niezastrzeżenie kary umownej, obliguje zaś do wykazania zaistnienia szkody oraz związku przyczynowo – skutkowego pomiędzy zdarzeniem a szkodą, a ponadto do oszacowania szkody oraz udowodnienia jej wysokości. 

Formułując zapisy dotyczące kar umownych warto również zastrzec, że strona ma prawo dochodzenia odszkodowania na zasadach ogólnych, w przypadku, gdy poniesiona przez nią szkoda przewyższa zastrzeżoną przez strony w umowie wysokość kary umownej. Brak takiego zapisu, wyłącza bowiem możliwość skorzystania z przedmiotowego uprawnienia.

Podumowanie

Reasumując powyższe, w dzisiejszych czasach bez wątpienia warto zawierać umowy NDA, by szeroko zabezpieczyć swój biznes oraz poniekąd jego pozycję na rynku, w czym z całą pewnością jesteśmy w stanie Państwu profesjonalnie pomóc. Serdecznie zapraszamy do kontaktu.

Przeczytaj również:

Przyznanie opieki nad dzieckiem

Co to jest pozew o zapłatę?

Odpowiedzialność członków zarządu w spółce z o. o.