Jak stworzyć spółkę z o.o. krok po kroku?

Spółka z o.o. – definicja

Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością (dalej: „sp. z o.o.”, „spółka z o.o.”) nie posiada żadnej definicji legalnej. Niemniej na podstawie obowiązujących przepisów bez wątpienia można wskazać, że jest to kapitałowa spółka prawa handlowego, która posiada osobowość prawną oraz własny majątek. Stanowi więc ona osobny byt prawny od wspólników, którzy tworzą jej substrat osobowy.

Spółka z o.o. może być utworzona w każdym celu prawnie dopuszczalnym zarówno przez jedną, jak i większą liczbę osób fizycznych i prawnych, chyba, że ustawa stanowi inaczej. Spółka nie może być jednak zawiązana wyłącznie przez inną jednoosobową spółkę z o.o. Może powstać na podstawie aktu założycielskiego (ten sposób dotyczy jednoosobowej spółki z o.o.), jak i wskutek zawarcia umowy.

Rejestracja spółki z o.o. krok po kroku

Niezbędne czynności, których należy dokonać, aby powstała spółka z o.o. oraz ich kolejność określa art. 163 ustawy z dnia 15 września 2000 r. – Kodeks spółek handlowych (dalej: „k.s.h.”). Przywołana norma wskazuje, że wspólnicy powinni: 

1. Zawrzeć umowę spółki;
2. Wnieść wkłady na pokrycie całego kapitału zakładowego, a w razie objęcia udziału za cenę wyższą od wartości nominalnej, także wnieść nadwyżki (uwzględniając art. 158 § 11 k.s.h.);
3. Powołać zarząd;
4. Ustanowić radę nadzorczą lub komisję rewizyjną, jeżeli wymaga tego ustawa lub umowa spółki;
5. Wpisać spółkę do rejestru.

ZAWARCIE UMOWY SPÓŁKI Z O.O.

Co do zasady, do zawarcia umowy sp. z o.o. dochodzi wskutek złożenia przez wszystkich wspólników zgodnych oświadczeń w formie aktu notarialnego, zawierających zgodę wspólników (założycieli) na treść umowy spółki, w której wspólnicy zobowiązują się dążyć do wspólnego celu poprzez wniesienie wkładów. Umowa spółki może zostać zawarta także przy wykorzystaniu wzorca udostępnionego
w systemie teleinformatycznym. Zawarcie umowy w jakiejkolwiek innej formie, będzie prowadziło do uznania jej za nieważną. Jak już uprzednio zostało wskazane, w przypadku jednoosobowej sp. z o.o. proces powstania spółki inicjuje akt założycielski sporządzony przez jedynego wspólnika.

Art. 157 § 1 k.s.h. określa minimalną, obligatoryjną treść umowy spółki. Z przedmiotowego przepisu wynika, iż umowa spółki z o.o. bezwarunkowo musi zawierać sześć postanowień (tzw. postanowienia obligatoryjne bezwarunkowe):

1. Firmę spółki;
2. Siedzibę spółki;
3. Przedmiot działalności spółki;
4. Wysokość kapitału zakładowego;
5. Określenie, czy wspólnik może mieć więcej niż jeden udział;
6. Liczbę i wartość nominalną udziałów objętych przez poszczególnych wspólników.

Niezamieszczenie w umowie któregokolwiek z powyższych elementów, może skutkować odmową zarejestrowania spółki przez sąd. Oczywiście sąd rejestrowy powinien co do zasady wyznaczyć spółce z o.o. w organizacji (spółka z o.o. w organizacji powstaje z chwilą zawarcia umowy spółki bądź z chwilą podpisania aktu założycielskiego i trwa do chwili wpisu spółki do rejestru KRS) stosowny termin do jego usunięcia. Jednak po jego bezskutecznym upływie, odmówi wpisu do rejestru.

W procesie tworzenia umowy spółki należy mieć na uwadze także postanowienia obligatoryjne warunkowe, a więc takie, których skuteczność jest zależna od tego, czy zostaną one zamieszczone w treści umowy. Do nich zaliczyć należy:

1. czas trwania spółki – brak zapisu w umowie skutkuje uznaniem, iż czas trwania spółki jest nieograniczony;
2. określenie szczególnych korzyści, które zostały przyznane wspólnikowi oraz obowiązków nałożonych na wspólników wobec spółki, innych aniżeli obowiązek wniesienia wkładów – brak zapisu w umowie skutkuje uznaniem, iż wspólnikom nie zostały przyznane żadne szczególne korzyści, ani nie nałożono na nich żadnych innych obowiązków;
3. wskazanie osoby wspólnika wnoszącego aport, z określeniem przedmiotu aportu oraz liczby
   i wartości nominalnej objętych w zamian udziałów – brak zapisu w umowie skutkuje uznaniem, iż wszystkie udziały w spółce pokryte zostały wkładem pieniężnym.

Wszelkie postanowienia obligatoryjne muszą zostać sformułowane w umowie jednoznacznie i nie mogą mieć charakteru warunkowego. Brak powyższego może skutkować uznaniem umowy za nieskuteczną.

Umowa spółki może zawierać również postanowienia fakultatywne, a więc takie których zamieszczenie w treści umowy zależy wyłącznie od woli wspólników. Niektóre z nich mogą skutkować wyłączeniem względnie obowiązujących przepisów k.s.h. (np. w sytuacji uzgodnienia przez wspólników odmiennego sposobu podziału zysku, czy też określenia udziałów uprzywilejowanych), inne z kolei muszą znaleźć się w umowie, by zastosowanie znalazły odpowiednie przepisy ustawy (np. w przypadku powołania organów nadzoru).

WNIESIENIE WKŁADÓW do spółki z ograniczoną odpowiedzialnością

Wkład to określone w treści umowy spółki świadczenie wspólnika, którego winien dokonać w celu pokrycia objętego przez niego udziału w kapitale zakładowym. Liczbę i wartość nominalną udziałów objętych przez poszczególnych wspólników określa umowa. 

Należy mieć na uwadze, że wkładem może być jedynie prawo majątkowe zbywalne, które może przybrać charakter pieniężny (np. gotówka), jak i niepieniężny (np. wszelkiego rodzaju nieruchomości). Jeżeli umowę zawarto przy wykorzystaniu wzorca umowy, na pokrycie kapitału zakładowego może być wniesiony wyłącznie wkład pieniężny. Co ważne, wniesienie wkładów musi nastąpić jeszcze przed zgłoszeniem spółki do rejestru, przy czym jeżeli umowę zawarto przy wykorzystaniu wzorca umowy, pokrycie kapitału zakładowego może nastąpić także po jej wpisie do rejestru, jednak nie później niż w terminie 7 dni od dnia wpisu. Co do zasady, jeżeli mamy do czynienia z przedmiotem oznaczonym co do tożsamości, przedmiot wkładu (pieniężnego i niepieniężnego) przechodzi na spółkę z o.o. w organizacji z chwilą zawarcia umowy spółki. Jednak dla przejścia własności rzeczy oznaczonej co do gatunku lub rzeczy przyszłej, koniecznym będzie przeniesienie posiadania rzeczy na spółkę. Tak jak w przypadku wniesienia wkładów, przeniesienie ich posiadania na spółkę również powinno nastąpić najpóźniej do dnia zgłoszenia spółki do sądu rejestrowego.

Kapitał zakładowy spółki

Wkłady powinny pokryć cały kapitał zakładowy spółki. Kapitał zakładowy może wynosić co najmniej 5.000 zł, zaś wartość nominalna udziału nie może opiewać na wartość niższą aniżeli 50 zł. Jakkolwiek niedopuszczalnym jest wniesienie wkładów o wartości niższej niż wartość nominalna pokrywanych nimi udziałów, tak wspólnicy mogą uzgodnić w umowie objęcie swoich udziałów za cenę wyższą od wartości nominalnej. W tym przypadku powstałą nadwyżkę (agio) przelewa się do kapitału zapasowego.

Warto przy tym pamiętać, iż niejednokrotnie wniesienie określonego prawa majątkowego do spółki uzależnione jest od zgody osoby trzeciej (np. małżonka pozostającego w ustroju małżeńskiej wspólności majątkowej). Brak zgody bądź sprzeciw takiej osoby powoduje bowiem nieskuteczność wniesienia wkładu, co stanowi podstawę odmowy wpisu do rejestru, jeżeli brak nie zostanie usunięty w wyznaczonym przez sąd rejestrowy terminie. Co więcej, niewykonanie lub nienależyte wykonanie obowiązku wniesienia wkładów może rodzić odpowiedzialność wspólnika na podstawie zasad ogólnych.

POWOŁANIE ZARZĄDU do spółki z o.o.

Co do zasady, jeżeli umowa spółki z o.o. nie przewiduje innej większości do powzięcia uchwały
o powołaniu zarządu (np. powołanie zarządu przez radę nadzorczą), członkowie powoływani są uchwałą wspólników podejmowaną bezwzględną większością głosów. Członkowie pierwszego zarządu mogą być ustanowieni już w samej umowie sp. z o.o., niemniej w przypadku, gdy umowa będzie przewidywała odmienny sposób powoływania zarządu, wówczas ustanowienie pierwszego zarządu winno nastąpić w tej innej formie. 

USTANOWIENIE RADY NADZORCZEJ LUB KOMISJI REWIZYJNEJ

Rada nadzorcza, jak i komisja rewizyjna, składające się co najmniej z 3 członków, nie są obligatoryjnymi organami spółki z o.o. Obowiązek ich powołania aktualizuje się dopiero w przypadku zaistnienia kumulatywnie dwóch przesłanek: 

1. Gdy kapitał zakładowy przekracza 500.000 zł;
2. Gdy liczba wspólników przekracza 25 osób. 

Powstanie tych organów lub jednego z nich, może przewidywać także umowa spółki. Wówczas ich członków należy powołać jeszcze przed zgłoszeniem spółki do rejestru. Za niewystarczające jednak należy uznać samo ustanowienie organów na mocy umowy – koniecznym jest powołanie ich członków. Podobnie jak w przypadku powołania zarządu, pierwsza rada nadzorcza bądź komisja rewizyjna może być powołana w akcie notarialnym zawierającym umowę spółki. Te same zasady powoływania rady nadzorczej oraz komisji rewizyjnej, dotyczą spółki z o.o. w organizacji.

WPIS DO KRS

Postępowanie rejestrowe inicjowane jest poprzez złożenie przez spółkę należycie opłaconego wniosku (złożenie może nastąpić wyłącznie w formie elektronicznej) do odpowiedniego sądu rejestrowego. Za pośrednictwem systemu teleinformatycznego, następuje również wymiana wszelkich pism oraz dokumentów pomiędzy spółką a sądem. Wnioski papierowe sąd pozostawia bez rozpoznania.

Zgłoszenia spółki do sądu dokonuje zarząd w pełnym składzie lub powołany przez niego pełnomocnik procesowy. Jeżeli zostaje powołany pełnomocnik, należy pamiętać o uiszczeniu opłaty skarbowej od pełnomocnictwa. Zgłoszenie nie może nastąpić później niż w terminie 6 miesięcy od dnia zawarcia umowy spółki.

Wpis następuje na podstawie wydanego przez sąd postanowienia i jest dokonany z chwilą zamieszczenia danych w rejestrze. Wpis ma charakter konstytutywny. Z chwilą wpisu dochodzi do przekształcenia spółki z o.o. w organizacji w spółkę z o.o.

Po zarejestrowaniu spółki należy pamiętać o złożeniu do naczelnika urzędu skarbowego, właściwego ze względu na siedzibę spółki, prawidłowo wypełnionej deklaracji PCC-3 podpisanej przez zarząd spółki oraz opłaceniu podatku.

ZAKŁADANIE SPÓŁKI Z O.O. PRZEZ PLATFORMĘ S24

Istnieje także możliwość założenia spółki z o.o. przez platformę S24, niemniej sposób ten dotyczy wyłącznie spółek, które nie wymagają zawarcia w umowie bądź statucie niestandardowych zapisów.
W tym przypadku treść aktu założycielskiego bądź umowy określony jest na gotowym wzorcu, którego nie można w żaden sposób modyfikować. Jeżeli umowa została zawarta za pośrednictwem tego systemu, złożenie wniosku o rejestrację w KRS może odbyć się wyłącznie w ten sam sposób. Taka forma utworzenia spółki niesie za sobą wiele korzyści, jak chociażby niższa opłata sądowa, czy też brak konieczności wyjścia z domu. Niemniej z pewnością wymaga jednocześnie wnikliwej analizy dokonanej przez specjalistę w tym zakresie.

Konkludując, stworzenie spółki z o.o. wymaga podjęcia szeregu czynności, których nie można uznać za proste, jednoznaczne i schematyczne. Wręcz przeciwnie, procedura ta wymaga niejednokrotnie niełatwej analizy, w szczególności w przypadku konstruowania zapisów umowy, co bez wątpienia warto, a nawet powinno powierzyć się profesjonaliście z tego zakresu. A może akurat w Państwa przypadku warto rozważyć założenie spółki przez platformę S24? Jako specjaliści, z miłą chęcią pochylimy się nad Państwa problemem oraz wesprzemy kompleksowo zarówno w całej procedurze zakładania spółki, jak i na poszczególnych jej etapach. Serdecznie zapraszamy do kontaktu!

Przeczytaj również:

Czym jest umowa dożywocia?

Czym jest prawo korporacyjne?

Prosta spółka akcyjna – wady i zalety